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Dokumenten-Management-System (DMS), der Weg zur Digitalisierung

 

Ein DMS ist der Dreh- und Angelpunkt erfolgreicher Unternehmen: Durch Dokumente und Inhalte, die zentral erfasst, gespeichert und einer definierten Gruppe zur Verfügung gestellt werden, werden Geschäftsprozesse vereinfacht und beschleunigt. 

 

Das Konzept einer umfassenden DMS-Lösung ist mittlerweile in vielen Unternehmen etabliert. Wesentliche Treiber sind hier, neben offensichtlichen Rationalisierungseffekten und hohen Anforderungen an die Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten (Compliance), vor allem auch neue Formen der Zusammenarbeit in Teams sowie die Automatisierung und Integration von Geschäftsprozessen. 

Die voranschreitende Digitalisierung von Geschäftsmodellen benötigt die Unterstützung eines professionellen Dokumenten-Management-Systems. Zur Steigerung der Effizienz von dokumentengebundenen Geschäftsprozessen eine DMS-Lösung ein breites Spektrum an Funktionen und Lösungsmöglichkeiten, welche die unterschiedlichen Aufgabenbereiche abdecken. Diese reichen von Funktionen zur Archivierung und zur Dokumentenverwaltung bis zu Workflows, die das Prozessmanagement unterstützen.

 

Mit der ganzheitlichen Strategie des DMS werden alle Dokumente verwaltet und organisiert. Durch den effizienten Einsatz erhält das Unternehmen Unterstützung beim Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben, etwa zur revisionssicheren Archivierung.

Gastbeitrag unseres mib Mitglieds: Martin Stadler


 

DOCBOX® - Die Suchmaschine für Dokumente

Sie suchen eine Software, die Dokumente lesen und blitzschnell finden kann. Man legt einen Stapel Papier in den Einzug eines Multifunktions-Kopierers (MFP) und wählt auf dessen Bedienfeld das Postfach aus. Schon sind alle Seiten in der DOCBOX®. Mit wenigen Mausklicks wird der Stapel jetzt in eine Abteilung, einen Aktenschrank und dort in einen Ordner befördert. Dann liest die DOCBOX® alle Seiten automatisch durch. Das Tippen von Suchbegriffen kann man sich sparen. Jetzt kann man nach allem, was auf den Seiten steht, suchen. 


Ein Kunde sagte mal: „Das ist ja eine Suchmaschine für unsere Dokumente.” In das Suchfeld einfach eingeben: Rechnung Müller 2014. Und schon ist die Seite auf dem Bildschirm und gleich wieder ausgedruckt oder per Email verschickt.

 

Jetzt unter www.docbox.eu informieren


DigitalisierungDigitalisierung - Überlebensfaktor für den Mittelstand

Die meisten unternehmerischen „Kronjuwelen“ wie Forschungsdaten, Produktionsverfahren oder strategische Pläne der deutschen Unternehmen werden in vernetzten Computersystemen und Anwendungen gespeichert und verarbeitet. Dort sind sie – wie die laufenden Sicherheitsvorfälle zeigen – erheblichen Gefahren (Hackerangriffe, Ransomware, Datendiebstahl) ausgesetzt.

Gleichzeitig spielen Daten und deren intelligente Nutzung eine zentrale Rolle bei der Entwicklung neuer Service- und Geschäftsmodelle. Auch und insbesondere im Mittelstand existierenden solche Potentiale die konsequent und vor allem sicher genutzt werden wollen, um die Zukunft des Unternehmens zu sichern.

Doch wie lässt sich sensibles Unternehmenswissen vor unerlaubtem Zugriff oder gar Diebstahl wirkungsvoll schützen? Was muss ich als Unternehmen tun um „ready“ zu sein für die digitale Transformation? Das mib Mitgliedsunternehmen ComCode GmbH hat die Patenschaft für diese Themenseite übernommen und wird hier in den nächsten Monaten Themen rund um Digitalisierung und Cyber-Sicherheit mittelstandsgerecht und pragmatisch vorstellen. Auch andere Mitglieder sind herzlich eingeladen, sich hier einzubringen oder Kommentare beizusteuern. Ergänzt werden die Seiten von Gastautoren mit großer fachlicher Expertise, denen wir hier unseren Dank für ihre Beiträge aussprechen wollen.

Künftige Themen für diese Rubrik werden u.a. sein

  • Welche Grundlagen sind wichtig
  • Bezahlbare Sicherheit für Mittelständler
  • Industrie 4.0 im Mittelstand
  • Cloud Computing und Sicherheit
  • EU Datenschutzgrundverordnung und Konsequenzen für den Mittelstand
  • Was tue ich, wenn mein Kunde eine Sicherheitszertifizierung fordert?
  • Branchenspezifische Betrachtungen

Unternehmen, die jetzt schon mehr wissen wollen oder Unterstützung für konkrete Digitalisierungsprojekte benötigen, wenden Sie bitte per Email an digitalisierung@mibbayern.de